Kemudahan bagi HRD dengan Penggunaan Software Absensi dan Payroll Terbaru

 

Kemudahan bagi HRD dengan Penggunaan Software Absensi dan Payroll Terbaru - Salah satu tantangan yang ada dalam industri bagian HRD adalah cara yang lebih efektif dalam mengatur dan mengontrol kehadiran para pekerja. hal ini tentunya penting karena tingkat kehadiran dapat menjadi salah satu tolak ukur kedisiplinan para pekerja atau pegawai. Masing-masing perusahaan memiliki peraturan yang berbeda untuk absensi pegawai.

Dengan adanya sistem absensi yang lebih teratur maka proses tersebut dapat mempengaruhi pembayaran gaji yang lebih teratur. Dengan adanya aplikasi atau software absensi dalam suatu perusahaan maka dapat membantu bagian HRD dalam menyesuaikan kehadiran dengan upah. Sistem seperti ini berhubungan langsung dengan kualitas pencatatan dan juga bukti hadirnya pegawai yang sangat penting sehingga dapat menjamin kegiatan perusahaan tetap berjalan dengan lancar.

Umumnya di lapangan terdapat berapa sistem absensi yang berkaitan dengan upah atau gaji  pegawai. Pilihan tersebut diantaranya dengan cara manual dan juga menggunakan fingerprint. Kedua pilihan tersebut memiliki kekurangan yang cukup sulit sehingga tidak semua perusahaan dapat menerapkan terutama bagi yang kini menerapkan sistem work from home. Penyebabnya adalah ketika dilakukan secara manual ataupun fingerprint maka karyawan harus datang secara langsung ke kantor sementara untuk pekerjaan saat ini banyak yang menerapkan cara yang lebih praktis yaitu secara remote.

Oleh karena itu untuk menghadapi keterbatasan dan juga tantangan yang semakin banyak, perusahaan menerapkan sistem absensi secara online dan juga menggunakan software payroll yang dapat memudahkan bagian HRD perusahaan.

Penggunaan perangkat lunak yang lebih mudah tersebut dengan sistem penggajian atau payroll kini sudah bukan hal yang baru lagi bagi beberapa HRD suatu lembaga atau perusahaan. Hal ini karena banyak yang sudah menggunakan jenis perangkat lunak tersebut yang banyak beredar di pasaran. Berbagai situ ditawarkan sehingga proses penghitungan gaji bagi karyawan atau pegawai menjadi lebih mudah.

Berbicara tentang payroll maka erat kaitannya dengan pembayaran gaji dan sistem pada software absensi yang diterapkan oleh instansi pemerintah atau swasta. Seiring dengan kemajuan teknologi maka para pegawai yang menerima upah atau gaji tidak secara langsung melainkan melalui transfer. Maka dari itu bukti fisik dari proses payroll adalah gaji yang diterima pada awal ataupun akhir bulan.

Baca Juga: Tips Memilih Jasa Online Terbaik

Dari definisi tersebut maka fungsi yang sangatlah penting untuk memberikan informasi yang akurat dan juga detail upah ataupun penggajian yang diterima oleh para pegawai atau karyawan. Bagian HRD biasanya memiliki posisi payroll officer yang bertugas menghitung gaji karyawan perusahaan. Selain itu juga membuat laporan rekapitulasi gaji dan juga laporan keuangan perusahaan.

Beberapa informasi yang harus dihitung oleh seorang payroll officer, diantaranya:

1. Hitungan penghasilan kotor tiap karyawan tergantung jabatan atau posisi, load atau beban kerja dan pencapaian target kerja atau prestasi.

2. Potongan gaji berupa asuransi ketenagakerjaan, BPJS, dana hari tua atau pensiun,  potongan keterlambatan, potongan pajak dan juga potongan jika memiliki pinjaman ke perusahaan.

Kehadiran software payroll akan sangat membantu bagi perusahaan atau lembaga berskala besar. Selain dapat memangkas waktu penghitungan gaji hasilnya pun akan lebih akurat.  Keuntungan lainnya adalah biaya yang dikeluarkan oleh untuk payroll officer bisa semakin berkurang.

Berikut ini manfaat penggunaan sistem absensi dengan cara online dan perangkat lunak untuk payroll bagi karyawan maupun perusahaan:

1. Kemudahan dalam Rekapitulasi Kehadiran Pegawai

Dengan adanya software tersebut maka pencatatan dan proses rekapitulasi untuk kehadiran pegawai jauh lebih cepat. Fitur yang tersedia di antaranya data kehadiran dan ketidakhadiran serta data keterlambatan pegawai yang akan tercatat dengan cara otomatis. Pencatatan tersebut tidak harus melalui proses pemindahan data secara manual. 

2. Perhitungan yang Lebih Akurat Mengenai Jam Kerja

Berbeda dengan sistem manual, pegawai biasanya melakukan absensi dengan cara menuliskan jam kehadirannya sedangkan dalam fitur secara online waktu tercatat akan sesuai dengan waktu yang sebenarnya berlaku pada seluruh perangkat. Walaupun smartphone yang digunakan para pegawai berbeda-beda namun sistem pencatatan akuntansi akan tetap sama sesuai dengan sistem. 

Perhitungan terhadap jam kerja pun tentunya akan lebih akurat sehingga potongan tunjangan jika pegawai terlambat hadir dapat diberlakukan dengan tepat.

3. Lebih Memudahkan Penghitungan

Proses penggajian suatu perusahaan tentunya berkaitan dengan kehadiran pegawai, maka dengan adanya rekapitulasi kehadiran dari software absensi secara online akan sangat membantu proses tersebut.

4. Mengurangi Potensi Kecurangan

Akses pegawai pada software tersebut tetap dibatasi sehingga peluang kecurangan dapat dicegah karena memang pegawai yang berwenang saja yang bisa mengedit data tertentu.

5. Pemantauan  Secara Realtime

Dengan adanya sistem ini maka pemantauan kehadiran dapat dilakukan secara cepat karena  tidak memerlukan proses rekap secara manual. Data kehadiran yang dibutuhkan bisa didapatkan karena bagian HRD dan data yang diperlukan hanya dengan klik saja.

Adapun alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan sistem absensi dan payroll seperti ini adalah:

1. Lebih efektif jika jumlah karyawan cukup banyak

2. Bisnis perusahaan sedang berkembang

3. Efektivitas kerja bagi karyawan

4. Perusahaan merupakan Paperless Office

5. Dapat memudahkan untuk acuan promosi serta karir para karyawan

6. Memudahkan dalam sistem pelaporan

Itulah ulasan singkat mengenai pentingnya penggunaan software absensi atau payroll pada perusahaan. tidak ada salahnya untuk menyesuaikan dengan perkembangan zaman dan memiliki cara yang paling mudah dan cepat dalam menyajikan data keuangan perusahaan termasuk penghitungan gaji karyawan. 

Salam,